TIETOSUOJA­SELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12
Laatimispäivä 27.11.2017

1 Rekisterinpitäjä

Keravan Energia Oy ja Sipoon Energia Oy
Käyntiosoite: Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Postiosoite: PL 37, 04201 Kerava
09-5849 550 (ma-pe kl 8.00-15.30), info@keravanenergia.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marjut Huotari
Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Puh. 0406734463, marjut.huotari@keoy.fi

3 Rekisterin nimi

Keravan Energia –yhtiöiden Asiakasrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin tietoja käytetään Keravan Energian ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden palveluiden tuottamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja ylläpitoon, laskutukseen ja perintään, myyntiin ja markkinointiin. Asiakasrekisterin tietoja voi käyttää myös rekisterin pitäjän valtuuttama yhteistyökumppani. Konsernin yhtiöt käyttävät yhteistä asiakastietojärjestelmää. Tietojen käytön osalta noudatetaan lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia salassapitosäännöksiä. Asiakastietoja voidaan luovuttaa Keravan Energia -konsernin yhteistyökumppaneille, joiden kanssa on sovittu Keravan Energia -yhtiöiden asiakassuhteiden hoitamiseen liittyvien palveluiden hoitamisesta. Yhteistyökumppaneilta edellytetään lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia tietosuoja- ja salassapitosäännöksien noudattamista.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, puhelinnumero, henkilötunnus, kieli, yhteystiedot kuten sähköposti ja posti- ja laskutusyhteystiedot. Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjoukset, sopimukset, tuotteet ja palvelut sekä laskutus- ja perintätiedot. Käyttöpaikkaan liittyvät perustiedot kuten mittaustiedot ja tariffitiedot. Keravan Energia voi tallentaa asiakaspuheluja palvelun laadun kehittämiseksi sekä asiakaspalvelutapahtuman varmentamiseksi.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyiltä mm. tilausten, tarjousten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä. Rekisteröidyistä saadaan tietoja kilpailuiden, kampanjoiden sekä asiakkaan käyttäessä palveluita sähköisten kanavien kautta. Kaikki asiakkaiden yhteydenotot voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään mm. liiketapahtumien todentamisessa sekä asiakaspalvelun kehittämisessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n tms. osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

7 Tietojen vastaanottajat

Keravan Energia Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille. Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Keravan Energia Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille (kohdan 4 mukaisesti).

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole palvelun tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolain asettamia tietosuoja- ja tietoturva vaatimuksia.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin on käyttöoikeus vain Keravan Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Katselu - ja muokkausoikeuksia voidaan rajata käyttöoikeuksin. Keravan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

11Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Keravan Energia Oy, Kuluttajamyynti, PL 37, 04201 Kerava tai info@keravanenergia.fi. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

12Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

13Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

14Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se teknisesti on mahdollista.

16 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.