Työhakemuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laatimispäivä 22.5.2018

1 Rekisterinpitäjä
Keravan Energia Oy ja Sipoon Energia Oy
Käyntiosoite: Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Postiosoite: PL 37, 04201 Kerava
09-5849 550 (ma-pe kl 8.00-15.30), info@keravanenergia.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tuuli Nyman
Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Puh. 09-584 9550, etunimi.sukunimi@keoy.fi

3 Rekisterin nimi
Keravan Energia –yhtiöt: Työpaikanhakijoista kerättävät tiedot

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työntekijän valitseminen Keravan Energia-konsernissa avoinna olevaan työpaikkaan. Tietojen käytön osalta noudatetaan lainsäädännön mukaisia salassapitosäännöksiä.

Kunkin avoimen työtehtävän hakijoista tehdään yhteenveto, jonka perusteella valitaan muutama hakija henkilö- ja soveltuvuusarviointitestiin hakijan suostumuksella. Soveltuvuustestejä suorittaa ulkopuolinen soveltuvuustesteihin perehtynyt yritys.

5 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä ylläpidetään vain rekrytointiprosessin kannalta olennaisia tietoja:
- henkilötiedot; nimi, syntymäaika (vapaaehtoinen), sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite
- koulutus, kielitaito, muut taidot (vapaaehtoinen)
- aikaisemmat työsuhteet - asepalvelus, ajokortti (vapaaehtoinen)
- liitetiedostot, esim. cv, saatekirje, hakemus (vapaaehtoinen)

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan vain työnhakulomakkeen kautta rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille.

8 Henkilötietojen säilytysaika
Paperiset hakemukset: Hakemukset, yhteenveto ja soveltuvuustestien tulokset säilytetään mahdollista myöhempää tarvetta varten lukittavissa kaapeissa. Säilytysaika on yksi (1) vuosi, minkä jälkeen asiakirjat hävitetään silppuamalla. Avoimet hakemukset säilytetään kuusi (6) kuukautta jonka jälkeen tiedostot hävitetään (ei manuaalisia tallenteita).

Sähköiset hakemukset: Sähköisesti tulleet hakemukset säilytetään suojatussa tiedostossa. Säilytysaika on yksi (1) vuosi, minkä jälkeen sähköiset tiedostot tyhjennetään.

Valituksi tulleen työntekijän paperit säilytetään pysyvästi hänestä työsuhteen perusteella syntyvien henkilöstöasiakirjojen joukossa.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin on käyttöoikeus vain Keravan Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Katselu- ja muokkausoikeuksia voidaan rajata käyttöoikeuksin. Keravan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

10 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Keravan Energia Oy, PL 37, 04201 Kerava tai info@keravanenergia.fi.

11 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä.

12 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.