Työhakemuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki

(523/1999) 10 § ja 24 §

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Laatimispäivä 22.5.2018

1 Rekisterinpitäjä


Keravan

Energia Oy ja Sipoon Energia Oy
Käyntiosoite: Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava
Postiosoite: PL 37, 04201 Kerava
09-5849 550 (ma-pe kl 8.00-15.00), info@keravanenergia.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


Tuuli

Nyman

Tervahaudankatu 6, 04200 Kerava

Puh. 09-584 9550, etunimi.sukunimi@keoy.fi

3 Rekisterin nimi


Keravan

Energia –yhtiöt: Työpaikanhakijoista

kerättävät tiedot

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


Työntekijän

valitseminen Keravan Energia-konsernissa avoinna olevaan työpaikkaan. Tietojen

käytön osalta noudatetaan lainsäädännön mukaisia salassapitosäännöksiä.



Kunkin avoimen työtehtävän hakijoista tehdään yhteenveto, jonka perusteella

valitaan muutama hakija henkilö- ja soveltuvuusarviointitestiin hakijan

suostumuksella. Soveltuvuustestejä suorittaa ulkopuolinen soveltuvuustesteihin

perehtynyt yritys.

5 Rekisterin tietosisältö


Rekisterissä

ylläpidetään vain rekrytointiprosessin kannalta olennaisia tietoja:


- henkilötiedot; nimi, syntymäaika (vapaaehtoinen), sähköpostiosoite,

puhelinnumero, osoite


- koulutus, kielitaito, muut taidot (vapaaehtoinen)


- aikaisemmat työsuhteet- asepalvelus, ajokortti (vapaaehtoinen)


- liitetiedostot, esim. cv, saatekirje, hakemus (vapaaehtoinen)

6 Säännönmukaiset tietolähteet


Henkilötietoja

saadaan vain työnhakulomakkeen kautta rekisteröidyiltä itseltään.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Tietoja

ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille.

8 Henkilötietojen säilytysaika


Paperiset

hakemukset: Hakemukset, yhteenveto ja soveltuvuustestien tulokset säilytetään

mahdollista myöhempää tarvetta varten lukittavissa kaapeissa. Säilytysaika on

yksi (1) vuosi, minkä jälkeen asiakirjat hävitetään silppuamalla. Avoimet

hakemukset säilytetään kuusi (6) kuukautta jonka jälkeen tiedostot hävitetään

(ei manuaalisia tallenteita).

Sähköiset

hakemukset: Sähköisesti tulleet hakemukset säilytetään suojatussa tiedostossa.

Säilytysaika on yksi (1) vuosi, minkä jälkeen sähköiset tiedostot tyhjennetään.

Valituksi

tulleen työntekijän paperit säilytetään pysyvästi hänestä työsuhteen

perusteella syntyvien henkilöstöasiakirjojen joukossa.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet


Rekisterin

tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja

käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin

toimenpitein. Tietoihin on käyttöoikeus vain Keravan Energia Oy:n palveluksessa

olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien

suorittaminen sitä edellyttää. Katselu- ja muokkausoikeuksia voidaan rajata

käyttöoikeuksin. Keravan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja

yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on

käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

10 Oikeus

tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen


Rekisteröidyllä

on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee

lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Keravan Energia Oy, PL

37, 04201 Kerava tai info@keravanenergia.fi.

11 Oikeus

tietojen poistamiseen


Rekisteröidyllä

on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta

viivytystä.

12 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle


Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus

valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien

henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.